Rechnungen schreiben — was muss drauf?

Warum das Thema wichtig ist

Eine Rechnung ist nicht nur eine Zahlungsaufforderung. Sie ist ein steuerlich relevantes Dokument. Fehlt eine Pflichtangabe, kann dein Kunde den Vorsteuerabzug verlieren — und das Finanzamt kann bei dir nachfragen.

Die gute Nachricht: Die Regeln sind klar. Wer sie einmal versteht, macht es danach automatisch richtig.

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG

Das Umsatzsteuergesetz definiert genau, was auf einer Rechnung stehen muss. Hier die vollständige Liste:

Nr.	Pflichtangabe	Beispiel
1	Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers	Max Mustermann, Hauptstraße 1, 01234 Musterstadt
2	Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers	Firma ABC GmbH, Parkweg 5, 56789 Beispielstadt
3	Steuernummer ODER Umsatzsteuer-ID	St.-Nr. 123/456/78901 oder DE123456789
4	Rechnungsdatum	15. März 2026
5	Fortlaufende Rechnungsnummer	RE-2026-0042
6	Menge und Art der Leistung	10 Stunden Webdesign
7	Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung	Februar 2026 oder „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum"
8	Nettobetrag	1.200,00 EUR
9	Steuersatz und Steuerbetrag	19% USt = 228,00 EUR
10	Bruttobetrag	1.428,00 EUR

Sonderfälle

Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG): Wenn du Kleinunternehmer bist, entfallen Steuersatz und Steuerbetrag. Aber du musst einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung aufnehmen, z.B.: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Innergemeinschaftliche Lieferung: Bei Rechnungen ins EU-Ausland brauchst du die USt-IdNr. beider Seiten und den Hinweis auf die Steuerfreiheit.

Reverse-Charge: Bei bestimmten Leistungen an Unternehmer im EU-Ausland schuldet der Empfänger die Steuer. Hinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)."

Die häufigsten Fehler

Fehler 1: Leistungszeitraum fehlt

Der häufigste Fehler überhaupt. „Aber das Rechnungsdatum ist doch drauf!" — reicht nicht. Der Leistungszeitraum muss separat angegeben werden. Es sei denn, du schreibst explizit: „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum."

Fehler 2: Rechnungsnummer nicht fortlaufend

„RE-001, RE-002, RE-005" — wo sind 003 und 004? Lücken sind nicht verboten, aber das Finanzamt wird fragen. Noch schlimmer: Doppelte Nummern. Jede Rechnungsnummer darf nur einmal existieren.

Fehler 3: Leistung zu vage beschrieben

„Dienstleistung laut Absprache" — das reicht nicht. Das Finanzamt will wissen, was du getan hast. „Webdesign und Entwicklung der Unternehmenswebsite, 15.–28. Februar 2026" ist klar genug. Eine saubere Zeiterfassung hilft dir, solche Angaben präzise zu machen.

Fehler 4: Falscher Steuersatz

Nicht alles hat 19%. Der ermäßigte Satz von 7% gilt z.B. für Bücher, bestimmte Lebensmittel und Kulturveranstaltungen. Prüfe im Zweifelsfall mit deinem Steuerberater.

Fehler 5: Rechnungsempfänger unklar

Bei Firmenkunden muss der vollständige rechtliche Name stehen — „Müller GmbH", nicht „Firma Müller" oder „Herr Müller". Bei Einzelunternehmern der volle Name mit Anschrift.

Kleinbetragsrechnungen (bis 250 EUR)

Für Rechnungen bis 250 EUR brutto gelten vereinfachte Regeln. Du brauchst nur:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Rechnungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• Bruttobetrag und Steuersatz

Du brauchst nicht: Empfänger-Adresse, Rechnungsnummer, Nettobetrag separat, Leistungszeitraum.

Typisch für Kleinbetragsrechnungen: Kassenbelege, Tankquittungen, Bewirtungsbelege.

Rechnungen korrigieren — Stornorechnung

Fehler passieren. Aber eine Rechnung darf nie einfach gelöscht oder überschrieben werden. Der korrekte Weg:

1. Stornorechnung erstellen — gleicher Betrag, aber negativ. Referenz auf die Originalrechnung.
2. Neue Rechnung erstellen — mit neuer Rechnungsnummer und korrigierten Daten.

Manche nennen es „Gutschrift" — aber Vorsicht: Steuerrechtlich ist eine Gutschrift etwas anderes (eine Rechnung die der Empfänger ausstellt). Besser: „Rechnungskorrektur" oder „Stornorechnung".

Zahlungsziel und Skonto

Beides ist optional, aber professionell:

• Zahlungsziel: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen" oder „Zahlbar bis 30.03.2026". Ohne Angabe gilt die gesetzliche Frist von 30 Tagen. Was passiert wenn nicht gezahlt wird, erklärt unser Ratgeber zum Mahnwesen.
• Skonto: „Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen gewähren wir 2% Skonto." Motiviert schnelle Zahlung und ist in manchen Branchen Standard.

Aufbewahrungspflicht

Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden — sowohl die die du ausstellst als auch die die du empfängst. Digital ist erlaubt, solange das Format unveränderbar ist (PDF, nicht Word). Der Schritt zum papierlosen Büro beginnt oft genau hier. Die 10-Jahres-Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Was	Aufbewahrungsfrist
Ausgangsrechnungen	10 Jahre
Eingangsrechnungen	10 Jahre
Angebote (ohne Auftrag)	6 Jahre
Verträge	6–10 Jahre (je nach Art)
Geschäftskorrespondenz	6 Jahre

Digital vs. Papier

Seit 2025 ist die E-Rechnung für B2B-Transaktionen in Deutschland Pflicht. Das bedeutet: Strukturierte elektronische Formate (ZUGFeRD, XRechnung), nicht einfach ein PDF per E-Mail.

Die Übergangsfristen laufen, aber die Richtung ist klar: Papierrechnungen werden verschwinden. Wer jetzt schon digital arbeitet, hat weniger Umstellungsaufwand.

Welches Tool für Rechnungen?

Du brauchst nicht zwingend eine Buchhaltungssoftware. Aber sie macht vieles einfacher:

Ansatz	Vorteil	Nachteil
Word/Excel-Vorlage	Kostenlos, einfach	Keine Automatisierung, fehleranfällig
Buchhaltungssoftware (Lexoffice, SevDesk)	Automatisch korrekt, GoBD-konform	10–35 EUR/Monat
All-in-One-Plattform	Rechnungen + CRM + Projekte	Abhängig vom Anbieter
Steuerberater macht alles	Null Aufwand für dich	Teurer, weniger Kontrolle

Unser Tipp: Spätestens ab Rechnung Nr. 20 lohnt sich ein Tool. Die Zeitersparnis allein rechtfertigt die Kosten.

Fazit

Rechnungen schreiben ist kein Hexenwerk. Zehn Pflichtangaben, ein paar Sonderfälle — und die Sicherheit, dass du beim Finanzamt keine Probleme bekommst. Lieber einmal richtig einrichten als jede Rechnung improvisieren.

Eine Rechnung ist dein professionellster Touchpoint mit dem Kunden. Wenn die korrekt und klar gestaltet ist, sagt das mehr über dich aus als jede Website.