Deine Kanzlei verdient weniger Papierstapel, mehr Mandantenzeit.

Belege kommen per Post, per Mail, per WhatsApp-Foto. Mandanten fragen: «Haben Sie meine Unterlagen?» Du suchst. VITO bringt Ordnung in eure Kommunikation.

Ein Mandant ohne VITO. Und mit.

Ohne VITO — Montag

8:00 — 14 Mails. Drei mit Belegen (PDF, Foto, ein Word-Dokument). Du speicherst alles manuell in den richtigen Mandanten-Ordner. Zwei Dateien haben keinen erkennbaren Absender.

9:30 — Herr Mueller ruft an: "Haben Sie meine Belege bekommen?" Du suchst. Ja, sind da. 5 Minuten Telefonat fuer eine Information, die ein Portal in 2 Sekunden zeigen wuerde.

11:00 — Jahresabschluss Mueller: Es fehlen noch 3 Belege. Du schreibst eine Mail mit der Bitte um Nachreichung.

14:00 — Frau Schmidt schickt ihre Belege per WhatsApp-Foto. Qualitaet schlecht, zwei Belege doppelt.

16:00 — Neue Mandantenanfrage ueber die Website. Deine Website zeigt nur Adresse und Telefonnummer. Kein Kontaktformular, kein Eindruck deiner Leistungen.

Mit VITO — Montag

8:00 — VITO zeigt: 8 neue Belege von 4 Mandanten, automatisch im richtigen Ordner. Herr Mueller hat seine 3 fehlenden Belege am Wochenende hochgeladen. Alles komplett.

9:00 — Jahresabschluss Mueller: Belege vollstaendig, du arbeitest direkt los. Kein Telefonat, kein Warten.

11:00 — Frau Schmidt hat ihre Belege ueber das Portal hochgeladen. Ordentlich, als PDF, im richtigen Ordner.

14:00 — Frist fuer Umsatzsteuervoranmeldung naechste Woche: VITO erinnert dich und den Mandanten automatisch an fehlende Unterlagen.

16:00 — Neue Mandantenanfrage ueber dein Kontaktformular. Professioneller Auftritt, Leistungen sichtbar. Du antwortest mit einem Klick.

Kommt dir das bekannt vor?

  • ✗Belege kommen auf 6 verschiedenen Wegen. Sortieren kostet Stunden.
  • ✗Mandanten fragen per Telefon nach dem Stand. Du unterbrichst deine Arbeit.
  • ✗Dokumente gehen per Mail hin und her. Version 3, Version final, Version final2.
  • ✗Deine Website zeigt Adresse und Telefonnummer. Sonst nichts.
  • ✗Neue Mandanten finden dich nicht online. Keine Google-Sichtbarkeit.

VITO digitalisiert deine Kanzlei.

Du berätst. VITO organisiert.

  • ✓Mandantenportal: Belege hochladen, Dokumente abrufen, Status sehen — ohne anzurufen.
  • ✓Zentraler Dokumentenaustausch: Upload, Freigabe, Versionierung — kein Mail-Chaos.
  • ✓CRM für Mandanten: Wer braucht was bis wann? Automatische Erinnerungen an Fristen.
  • ✓Professionelle Kanzlei-Website mit Leistungen, Team und Kontaktformular.
  • ✓DSGVO-konform ab Tag 1. Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Löschfristen.

Wie Steuerberater mit VITO arbeiten.

Vier Schritte zu einer digitalen Kanzlei:

01

Mandant laedt Belege hoch

Ueber das Portal oder per Foto vom Handy. Jeder Beleg landet automatisch im richtigen Mandanten-Ordner. Keine Mails, kein WhatsApp, kein Sortieren.

02

Du arbeitest mit vollstaendigen Unterlagen

VITO zeigt dir pro Mandant: Was ist da, was fehlt, welche Fristen stehen an. Du siehst auf einen Blick, ob du loslegen kannst — ohne nachfragen zu muessen.

03

Automatische Fristen-Erinnerungen

VITO erinnert dich und den Mandanten an Steuerfristen, fehlende Unterlagen und offene Aufgaben. Keine Frist wird vergessen — auch wenn du 80 Mandanten betreust.

04

Mandant sieht den Status selbst

Ueber das Portal prueft dein Mandant jederzeit: Sind meine Unterlagen vollstaendig? Wie ist der Stand meiner Erklaerung? Kein Anruf, keine Mail. Du wirst nicht mehr unterbrochen.

Was es kostet. Was es spart.

Ohne VITO

  • ✗DATEV Unternehmen online: 40 EUR/Monat
  • ✗Website-Agentur: 80 EUR/Monat
  • ✗Mandantenportal: gibt’s oft nicht
  • ✗CRM: Excel oder gar nichts
  • ✗Cloud-Speicher (Dropbox Business): 15 EUR/User/Monat

Summe: ca. 175 EUR/Monat — ohne echtes Portal

Mit VITO

  • ✓Website + Mandantenportal + CRM + Dokumentenaustausch — ein System
  • ✓Ab 99 EUR/Monat. Nicht pro Mandant.
  • ✓DSGVO-konform. Server in Deutschland.
  • ✓Automatische Erinnerungen an Steuerfristen und fehlende Unterlagen.

Ab 99 EUR/Monat statt 175 EUR. Und echte Mandantenfreundlichkeit.

6,2 Std.

pro Woche verbringen Steuerberater mit Mandantenkommunikation statt mit Facharbeit.

Quelle: DATEV Digitalisierungsindex 2024

43 %

der Mandanten wuenschen sich ein digitales Portal fuer Belegaustausch und Statusabfragen.

Quelle: BStBK Mandantenbefragung 2023

78 %

der neuen Mandanten recherchieren online, bevor sie eine Kanzlei kontaktieren.

Quelle: Haufe Steuerberater-Studie 2024

Häufige Fragen.

Ist das kompatibel mit DATEV?

VITO ersetzt keine Steuersoftware. Es ergänzt sie — Kommunikation, Dokumente, Website und CRM laufen über VITO.

Ist das Mandantenportal DSGVO-konform?

Ja. Verschlüsselt, Server in Deutschland, rollenbasierte Rechte, Audit-Log.

Können Mandanten Belege fotografieren und hochladen?

Ja. Foto machen, hochladen, fertig. Kommt direkt im richtigen Mandanten-Ordner an.

Gibt es eine Vertragsbindung?

Monatlich kündbar. Kein Risiko.

Muss ich DATEV ablösen?

Nein. VITO ersetzt keine Steuersoftware. Es ergaenzt dein DATEV um die Bereiche, die DATEV nicht abdeckt: professionelle Website, Mandantenportal mit Belegupload, CRM und automatische Kommunikation.

Wie kommen meine Mandanten in das Portal?

Du laedt sie per Mail ein — ein Klick, und der Mandant hat seinen eigenen Zugang. Kein IT-Wissen noetig, weder bei dir noch bei deinen Mandanten. Die meisten sind in unter 5 Minuten eingerichtet.

Wie sicher sind die Mandantendaten?

Server in Deutschland, Ende-zu-Ende verschluesselt, rollenbasierte Zugriffsrechte, Audit-Log fuer jede Aktion. DSGVO-konform ab Tag 1. Mandanten sehen nur ihre eigenen Daten — niemals die anderer Mandanten.

Bereit für eine digitale Kanzlei?

15-Minuten-Demo, kostenlos. Wir zeigen dir, wie VITO deine Kanzlei modernisiert.

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