Deine Agentur wächst. Deine Prozesse nicht.
Du machst geile Arbeit für deine Kunden. Aber intern? Trello hier, Google Sheets da, Rechnungen in Lexoffice, Kommunikation in Slack. Das ist kein System — das ist ein Flickenteppich.
Warum gute Agenturen an Verwaltung scheitern.
Deine Agentur macht geile Arbeit. Die Kunden sind zufrieden. Die Projekte laufen. Aber der Overhead waechst schneller als der Umsatz.
Jedes neue Projekt heisst: Trello-Board anlegen, Slack-Channel erstellen, Google Drive Ordner, Zeiterfassung konfigurieren, Kundenzugang einrichten. Bei 15 parallelen Projekten machst du das 15 Mal. Pro Quartal.
Dann kommt der Moment, wo ein Kunde fragt: «Was haben wir eigentlich diesen Monat bezahlt?» — und du gehst in Harvest fuer die Zeiten, in Lexoffice fuer die Rechnungen, und in Trello fuer die Leistungsuebersicht. Drei Tools, eine Antwort.
Das ist kein Effizienzproblem. Das ist ein Architekturproblem. Und es loest sich nicht durch bessere Prozesse, sondern durch ein System, das Projekte, Zeiten, Kunden und Rechnungen zusammen denkt.
Kommt dir das bekannt vor?
- ✗Kunden fragen ständig nach dem Projektstatus. Du kopierst Screenshots aus Trello.
- ✗Angebote kopierst du aus dem letzten Projekt und änderst den Namen. Professionell geht anders.
- ✗Zeiterfassung macht jeder anders. Manche gar nicht. Abrechnung wird zum Ratespiel.
- ✗Kein Überblick über Auslastung. Wer hat Kapazität? Wer ist überlastet?
- ✗Rechnungen schreibst du erst, wenn der Kunde fragt. Cashflow? Glückssache.
Ein System statt zwölf Tools.
VITO gibt deiner Agentur die Infrastruktur, die du brauchst — ohne Enterprise-Preise.
- ✓Kundenportal unter deiner Domain. Dein Kunde sieht Status, Dateien, Freigaben — alles gebrandet.
- ✓Projekte, Aufgaben, Deadlines — ein Board statt fünf Tools.
- ✓Zeiterfassung läuft mit. Ein Klick → Rechnung. Kein manuelles Übertragen.
- ✓Team-Übersicht: Wer arbeitet woran? Wer hat Luft? Kapazitätsplanung ohne Excel.
- ✓Professionelle Angebote in 5 Minuten. Vorlagen, Positionen, digitale Unterschrift.
Wie ein Projekt in VITO aussieht.
Von der Anfrage bis zur Schlussrechnung — ein Fluss:
Anfrage & Briefing
Der Kunde fuellt das Briefing-Formular in eurem gebrandeten Portal aus. Alle Infos landen strukturiert im CRM. Kein Mail-Pingpong, keine vergessenen Anhraenge.
Angebot & Freigabe
Angebot aus Vorlage erstellen, Positionen anpassen, digital unterschreiben lassen. Der Kunde gibt im Portal frei — kein PDF-per-Mail-Kreislauf.
Projekt & Zeiterfassung
Das angenommene Angebot wird zum Projektboard. Aufgaben, Zustaendigkeiten, Deadlines. Euer Team trackt Zeiten direkt pro Aufgabe. Kein separates Tool.
Kundenportal & Transparenz
Euer Kunde sieht im Portal: aktueller Stand, offene Freigaben, hochgeladene Dateien. Unter eurer Domain, mit eurem Logo. Kein Trello-Link, kein Notion-Share.
Rechnung aus Zeiten
Projekt fertig? Ein Klick generiert die Rechnung aus den erfassten Zeiten. Abzueglich Anzahlung, plus Nachtraege. Kein manuelles Uebertragen in Lexoffice.
Was es kostet. Was es spart.
Ohne VITO
- ✗Asana/Monday: 50 EUR/Monat (5 User)
- ✗Lexoffice: 30 EUR/Monat
- ✗Harvest/Toggl: 40 EUR/Monat
- ✗Slack: 35 EUR/Monat
- ✗Kundenportal (Notion/Custom): 50+ EUR/Monat
- ✗Website-Pflege: 80 EUR/Monat
Summe: ca. 285 EUR/Monat — und trotzdem kein Überblick
Mit VITO
- ✓Projekte + CRM + Rechnungen + Portal + Website — ein Login
- ✓Einmalig ab 490 EUR. Monatlich ab 99 EUR.
- ✓Whitelabel: Dein Logo, deine Domain, dein Branding.
- ✓Automatische Erinnerungen bei Deadlines, offenen Freigaben und unbezahlten Rechnungen.
Ab 99 EUR/Monat statt 285 EUR. Und alles an einem Ort.
31 %
der Agentur-Arbeitszeit geht fuer interne Verwaltung drauf — nicht fuer Kundenarbeit.
Quelle: GWA Agenturbarometer 2024
5,8
verschiedene Tools nutzen Agenturen im Schnitt fuer Projektmanagement, Kommunikation und Abrechnung.
Quelle: Teamleader Agency Report
72 %
der Agenturkunden wuenschen sich ein Portal, in dem sie Projektstatus und Dateien selbst einsehen koennen.
Quelle: HubSpot Agency Growth Report
Häufige Fragen.
Kann ich das Portal unter meiner eigenen Domain laufen lassen?
Ja. Dein Kundenportal läuft unter deiner Domain mit deinem Logo. Deine Kunden sehen nur dich.
Funktioniert das auch für größere Teams?
Ja. Ob 3 oder 30 Leute — Rollen, Rechte und Kapazitätsplanung skalieren mit.
Kann ich meine bestehenden Daten importieren?
Kontakte, Projekte, Rechnungen — wir migrieren deine Daten. Das ist im Setup-Preis drin.
Ersetzt das wirklich Asana + Lexoffice + Toggl?
Ja. Ein System für alles. Keine Schnittstellen, kein Sync-Chaos, kein Datenverlust.
Was wenn ich nur das Kundenportal brauche?
Geht auch. Du buchst nur, was du brauchst. Kein Zwangs-Paket.
Bereit für ein System, das mitwächst?
15-Minuten-Demo, kostenlos. Wir zeigen dir an deiner Agentur, was VITO konkret vereinfacht.
Kostenlose Demo buchenLieber schreiben? info@nexovito.de